Należy jednak pamiętać, że nawet najpiękniejsza wystawa tylko wtedy spełni swe zadanie, gdy będzie zwiedzana przez tych, dla których ją zorganizowano. Dlatego równolegle z pierwszym etapem organizacyjnym muszą być podjęte niezbędne wysiłki reklamowo-propagandowe, które mają zapewnić szeroką infor­mację o przygotowanej wystawie, wywołać zainteresowanie, zapewnić frekwencję. Przy większych wystawach tymi sprawami zajmuje się odrębny zespół. Do tych czynności należą m. in.: przygotowanie afisza lub wywieszek informacyjnych o wystawie, przygotowanie zaproszeń na otwarcie lub do zwiedzenia wysta­wy, przygotowanie ewentualnego katalogu wystawy, materiałów dla prasy itp. Informacja o imprezie winna narastać w miarę zbliżania się terminu otwarcia. Jednocześnie musi być przygo­towany program otwarcia oraz program eksploatacji wystawy.

Zapewnienie frekwencji zwiedzających to najtrudniejsze chy­ba zadanie, wymaga więc bardzo żywych kontaktów ze środo­wiskiem, żywego zainteresowania specjalistów oraz zorganizowa­nia zbiorowego zwiedzania. Etap eksploatacji wystawy to okres sprawdzania celowości podjętego wysiłku. Obejmuje on dwie grupy czyn­ności: grupa pierwsza to czynności organizacyjno-porząd- kowe, jak ustalenie terminów otwierania i zamykania, system ogólnej informacji i nadzoru, kierowanie ruchem zwiedzających, księga pamiątkowa, rozdawnictwo materiałów, sprzątanie, od­świeżanie ekspozycji itp. Grupa druga to zapewnienie informacji merytorycznej, a więc czynna obsługa stoisk, udziela­nie^wyjaśnień, popularyzowanie zadań i treści imprezy.

Jednym z istotnych elementów powodzenia wystawy jest postawa osób obsługujących wystawę. Ich podstawowe zadania to informowa­nie i demonstrowanie. Oznacza to umiejętność i gotowość na­tychmiastowego występowania, gdy tylko zwiedzający wykazują -większe zainteresowanie. Częścią składową procesu eksploatacji są imprezy towarzy­szące, jak wyświetlanie filmów, prelekcje, i dyskusje, konkursy, ankiety dla zwiedzających itp. Imprezy te mogą znacznie ożywić frekwencję zwiedzających. •Etap likwidacji wystawy obejmuje czynności zwią­zane z rozwiązaniem wystawy (zaczyna się w momencie za­mknięcia) i doprowadzeniem lokalu do stanu pierwotnego.  Likwi­dacja powinna przebiegać według planu będącego w pewnym sensie odwrotnością realizacji. Z tym etapem wiąże się koniecz­ność podjęcia zabiegów propagandowych, polegających na utrwa­leniu osiągnięć wystawy, wykorzystaniu klimatu w prasie i w śro­dowisku dla przeprowadzenia dalszych akcji reklamowych.

Wszystkie trzy etapy organizowania imprez występują za­równo w organizacji dużych, jak i w małych wystawach, w odpo­wiedniej skali. Również zmiana przedmiotu wystawy nie zmie­nia ich kolejności. Jeśli np. zamiast książek eksponujemy repro­dukcje, zmienia się jedynie sprzęt i technika rozmieszczenia eksponatów.W roku 1956 przy Międzynarodowych Targach w Poznaniu „ zorganizowano I Międzynarodowe Targi Księgarskie. Impreza ta przeniesiona zostaje w 1958 roku do Warszawy i organizowana jest corocznie w salach wystawowych Pałacu Kultury i Nauki, jako wielka, samodzielna impreza targowa. Organizatorem MTK jest Centrala Handlu Zagranicznego „Ars Polona”, a wystaw­cami wszystkie polskie wydawnictwa oraz firmy wydawnicze z wielu krajów.